نکات پرینت گرفتن

 40 سال از زمانی می گذرد که مقاله ای در Business Week پیش بینی کرده بود که روزی روی هر میز کامپیوتر رایانه ای وجود خواهد داشت و این انقلاب فناوری منجر به “دفتر بدون کاغذ” خواهد شد.

خوب ، آنها رایانه را کمی درست پیش بینی کردند ، اما دفتر بدون کاغذ هنوز هم یک رویا است.

کاهش هزینه های چاپ برای هر نوع شغلی همچنان یک چالش است ، اما یک سری دستورالعمل های ساده وجود دارد که می تواند به شما در استفاده موثرتر از چاپگر اداری خود کمک کند.

انتخاب چاپگر

هنگام خرید چاپگر یا سیستم چاپ ، ابتدا باید نیاز چاپ خود را تجزیه و تحلیل کنید. پیشرفت در کیفیت خروجی متن به این معنی است که چاپگرهای جوهر افشان به طور فزاینده ای به بخش SMB راه پیدا می کنند ، اما اگر هر ماه نیاز به چاپ هزاران صفحه اسناد متنی داشته باشید ، چاپگر لیزری مناسب تر است.

 

مزیت چاپگر جوهر افشان

چاپگرهای لیزری رنگی نیز در دسترس هستند و قیمت آنها بسیار کمتر از گذشته است. با این حال ، چاپگرهای جوهر افشان بهترین گزینه برای گرافیک رنگی و خروجی عکس هستند.

 چاپگرهای جوهر افشان همچنین می توانند بر روی رسانه های متنوعی مانند کاغذهای مقوایی یا عکس های براق چاپ کنند و جوهر افشان های A3 ویژه می توانند برای پوسترها و کارهای طراحی گرافیک مفید باشند.

 

هزینه های جاری

چه یک چاپگر لیزری و چه جوهر افشان انتخاب کنید ، همیشه مطمئن شوید که چاپگر کارتریج جوهر یا تونر با عملکرد بالا ارائه می دهد که می تواند به کاهش هزینه های عملی کمک کند.

پاور و مصرف برق دستگاه

هنگام تنظیم چاپگر جدید ، بسیاری از افراد واقعاً هرگز به زحمت نمی اندازند که منوهای روی صفحه را جستجو کنند.

نگاهی دقیق تر بیندازید و ممکن است گزینه هایی مانند حالت کم مصرف یا حالت خواب را پیدا کنید که می تواند در هنگام بیکار بودن چاپگر باعث کاهش چشمگیر مصرف انرژی شود.

اسناد دیجیتالی

احتمالاً ایمیل هایی دیده اید که به شما یادآوری می کند “قبل از چاپ این ایمیل شرایط محیط را در نظر بگیرید”.

در حقیقت ، شما باید قبل از چاپ هر نوع سندی ، دو بار فکر کنید و همیشه گزینه های دیجیتالی را در نظر بگیرید – مانند قالب فایل PDF که به راحتی می توانند از طریق ایمیل ارسال شوند.

 

کپی و اسکن

از چاپگرهای چند منظوره مدرن می توان برای اسکن و کپی اسناد استفاده کرد.

 اما ممکن است به جای ساختن کپی های کاغذی بیشتر از یک سند ، گزینه ای برای تبدیل اسناد کاغذی به یک فایل PDF که در صفحه قابل مشاهده است ارائه دهند.

 

گزینه اقتصادی

اکثر چاپگرها دارای حالت «اقتصادی» یا «پیش نویس» هستند که از جوهر یا تونر کمتری استفاده می کنند.

استفاده از این گزینه به عنوان تنظیمات پیش فرض برای کارهای معمول چاپ می تواند هزینه چاپ شما را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و همچنان می توانید برای ارائه ها و سایر اسناد مهم به حالت با کیفیت بالاتر بروید.

 

آیا شما به چاپ رنگی نیاز دارید؟

اسنادی مانند صفحات وب ، نمودارها و نمودارها ، اغلب می توانند به صورت سیاه و سفید چاپ شوند و در جوهرهای رنگی و تونرها صرفه جویی کنید.

تخفیف چاپ دو رو (دوبلکس)

این مساله ممکن است کاملاً واضح به نظر برسد ، اما بسیاری از چاپگرهای اداری هر روز صدها صفحه را تنها با استفاده از یک طرف صفحه چاپ می کنند. استفاده از گزینه دوبلکس (دو طرفه) چاپگر می تواند مصرف کاغذ را به طرز چشمگیری کاهش دهد.

بکشید ، فشار ندهید

اکنون بسیاری از سیستم های چاپ سازمانی گزینه “pullچاپ” را ارائه می دهند. به جای اینکه پشت میز خود بنشینید و اسناد را به یک چاپگر از راه دور بفرستید ، به صورت دستی کد امنیتی را روی چاپگر وارد کنید.

 این امر امنیت بیشتری را ایجاد می کند و حتی ممکن است باعث شود قبل از فشار دادن دکمه “چاپ” دوباره فکر کنید.